小团队的远程工作:在冠状病毒的时代工作

群体 -• 2020年3月12日

冠状病毒正在迫使美国科技从业人员在一周内成为远程第一人。这个信息很明显:冠状病毒在这里会持续存在,在美国,它将变得更加严重。通过限制共享空间(如办公室和教室)的使用来减少疾病的传播,是一个关键的措施,可以帮助拉平冠状病毒的传播曲线,并确保我们的医疗系统不会不堪重负。因此,机构和组织正在关闭大门,以支持远程学生和工作团队。但对于那些可能没有远程工作经验的小型创业公司来说,要在这么短的时间内成为远程第一,将是一个挑战。

Textile从一开始就是一家远程公司,我们有时间去尝试使用不同的工具和流程来让远程公司发挥作用。今天,对于那些一夜之间成为远程第一的小公司,我想分享一些我们使用的工具,参考的资源,以及我们采用的做法。希望这些信息能帮助你成功,甚至有可能成为一家更强大的公司。

让你的团队保持联系

对于那些通常在共享空间里一起工作的团队来说,转移到远程工作,一开始会让他们感觉到相当的脱节。你会惊奇地发现,在面对面的时候,有很多小的互动,可以让人与队友的情绪、需求和关注点保持一致。当你成为远程人员时,考虑创造新的渠道和仪式,帮助满足每个人分享和倾听彼此的需求。

  1. 使用团队聊天。 Slack, Discord和Keybase只是其中的几个选择。你可能已经在使用一个,但在成为远程团队的早期阶段,你会非常需要这个工具。有些远程团队已经不再使用始终在线的聊天频道,这很有趣,但对于一个刚刚进入远程的团队来说,也许不是第一步。
  2. 在你的团队聊天中创建一个#workhours频道。在这里,你的团队可以分享你的团队来来去去去,比如 "去喝咖啡 "或 "刚遛狗回来"。这可能感觉像垃圾邮件,但它有助于保持人们的人性。它不会随着团队规模的扩大而扩大,所以你需要尝试将其拆分成多个渠道,随着你的发展。它可以与Statuses等功能结合使用。
  3. 衡量你的团队的情绪。我们使用我们的自动团队日志(见下图)作为偶尔检查团队的总体感受和健康状况的地方。每隔几天,我们就会加入一些问题,如 "你今天做了什么有利于健康的事情吗?"或 "你今天的心情如何?"。前者有助于提醒大家,为了健康而做一些事情是值得鼓励的。后者是以多选题的形式,给人们提供了一个安全、简单的方式,让人们知道自己做得很好,或者说今天他们只需要专注于工作,不要被打扰太多。
  4. 过度沟通休息时间。在一个远程公司,很容易错过员工何时离开的时间。经理和团队成员可能都会受到请假的影响,所以在请假的时候,让大家都知道请假是很重要的。我们在WWW.CASE.COM有一个非常公开的请假政策。因此,每个人都会在共享的日历中输入他们即将到来的请假时间。接下来,我们有一个程序,每周五运行,读取下周的休息时间,并在团队频道中公布。
  5. 一开始帮助你的团队过度沟通。不要让他们沉默。这个新的设置会带来很多变化,所以你必须掌握所有的信息来快速学习和适应。

保持公司的发展势头

我们都没有见过这样的事件,所以事情会变得很奇怪。不过,保持公司的发展势头,创造业务,保护工作岗位,减少团队的焦虑,这一点至关重要。

  1. 自动完成你的工作计划。对于小团队来说,自动化的Standup可以帮助人们沟通他们的短期计划和成就。我们已经使用Standuply一年了,效果很好。每周二到周五的两个标准问题是 "你昨天做了什么?"和 "你今天打算做什么?"。这个Standup的目的是为了保持团队成员之间的信息流动。我们不是用它来记录或分享关键性的决定,也不是用它来提问,只是简单地介绍一下我们的重点在哪里。
  2. 每周一次的团队会议。我们每两周开一次冲刺会,所以我们每隔一个星期一就有一次冲刺启动会。在这之间的星期一,我们利用同一时间进行较短的团队总结。在这些电话中,我们都会讨论新的信息或大的计划变化。你可以多打几次电话,但我们发现每周打一次电话已经绰绰有余了,这对于我们的团队之间的面对面交流来说也差不多了。这里有一些工具可以帮助你扩大团队会议的规模。Zoom:使用视频进行远程团队电话会议真的很有帮助,我们发现Zoom是最好的。有:如果你的团队刚刚转换为远程,你可能不会面临这样的问题,但如果你是这样做的,时区意识可以起到很大的作用。
  3. 把你的路线图搞清楚。在一个远程团队中,人们需要更加自给自足。一个清晰的路线图总是有帮助的,因为个人可以看到最重要的工作需要完成,然后想办法做出贡献。我们时不时地会从路线图上滑落,但每当我们把路线图整理好后,都会让人耳目一新,很有动力。

调动信息

在任何公司,高效的信息流都是很难的,而现在你已经转为远程工作,这将会更加困难。没有团队午餐,没有在等待咖啡时的闲聊,没有在等待咖啡时的闲聊,没有在开会时拖着人去开会。这些小的变化加起来,所以你需要开发新的流程,帮助信息在公司内部流动。获取信息将帮助你的决策者做出更好、更一致的决策。

  1. 团队通讯。每个团队领导可以在每两周一次的内部通讯中总结规划、愿景和关键变化。这种通讯形式是非常理想的,因为它可以扩展到很多团队,因为个人可以取消订阅他们觉得对工作不重要的团队通讯。
  2. 打开项目跟踪。确保你团队中的任何人都能找到并审查时间表和计划中的工作,这样他们就能成为更有效的贡献者。
  3. 会议记录和团队备忘录可以帮助确保信息被捕获。Zoom内置了创建会议记录的工具。他们的云浏览器允许你以3倍的速度观看这些视频。这可以是一个很好的方法,在不强迫每个人都参加视频会议的同时,还能让其他人看到会议摘要。其他你可能会发现有用的工具还包括。Dropbox Paper, Otter.ai, Anytype, Nuclino, Slite, Roam Research, GitHub Wikis
  4. 创建团队沟通指南(这里是我们的)。让信息流通是一把双刃剑,因为它可能会让一些团队成员感到不知所措。确保您的团队知道使用聊天作为主要协作工具的最佳实践和礼仪。我最喜欢的一个例子是 "不打招呼规则"。这里还有一些资源可以帮助您开始使用。 Slack 远程提示、使用日历设置状态和 NoHQ 远程提示。
  5. 另一件事是,你的团队应该知道的是,什么时候不使用聊天。有很多情况下,你的团队聊天只是不适合作为沟通渠道。例如,给目前没有工作的人留言往往会比给他们发邮件更有问题。我们学到的一个最重要的是,每当分歧开始升级时,从聊天到语音沟通是至关重要的。沟通中的许多维度,如情感、讽刺和强调,都可能在聊天中丢失,使分歧因误读意图而难以解决。在这种情况下,尽早建立一个规则,转为语音或视频,会有很大的帮助。

向优秀的人学习

最重要的是,请记住,很多人之前都做过这样的事情,他们中的很多人都很坦诚地分享了远程公司的工作原理和不可行的地方。这里有一些更多的资源,可以让你入门。

最后,如果你有想接我的电话,请随意安排。

Andrew Hill

与Aaron Sutula、Carson Farmer一起

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